TIMEBLOCKING: mejora tu organización diaria y logra aumentar la productividad con la técnica del horario por bloques de tiempo

Si has probado infinitos métodos de organización del tiempo y aún no sabes como organizarte mejor… Seguramente aún no has probado la técnica timeblocking ; ) Te cuento en profundidad que consiste la técnica de bloques de tiempo y te explico paso a paso me organizo para llegar a todo. Te adelanto que lo hago con mi plantilla time blocking gratis que te regalo en este post ; )

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tecnica timeblocking plantilla bloques de tiempo

Es solo una de las herramientas de productividad que utilizo en mi organización diaria. Así que además de explicarte en que consiste el método timeblocking, te cuento como combinarlo con otras técnicas de gestión del tiempo para que empieces a ser una persona productiva y no dejes de serlo nunca más 😉 Empecemos por el principio…

TÉCNICA TIMEBLOCKING ¿Qué es?

Puede que hayas llegado aquí simplemente buscando una plantillas para organizarte que puedas imprimir (si esto es lo que buscas, más abajo está la plantilla time blocking). O puede que quieras saber qué es timeblocking porque necesitas con un urgencia técnicas para organizar el tiempo de forma eficaz. Y precisamente por aquí es por dónde vamos a empezar : )

¿Qué significa timeblocking?

TimeBlocking en español significa literalmente “bloqueo de tiempo”. Sin embargo, a lo que nos referimos con time-blocking es a la distribución del horario en bloques de tiempo

¿Qué es un horario por bloques?

La técnica timeblocking o método de bloques de tiempo consiste en asignar un bloque de tiempo a una tarea específica.¿Te acuerdas cuando en el colegio tenías de 11:00 a 12:00 matemáticas y de 12:00 a 12:30 recreo? Pues time blocking en esencia es eso: Crear un horario por bloques en el que sepas exactamente que tarea vas a hacer cada día.

¿Para qué es útil la técnica de bloques de tiempo?

Si has intentado ser organizado y no lo has conseguido, como te decía al principio… seguramente es porque aún no has probado timeblocking. O mejor, no lo has aplicado bien, porque no te explicaron como hacerlo.

Y aunque cuesta creer que un “simple horario” te ayude a ser más productivo, como creyente del minimalismo, creo que ese precisamente es su secreto. Igual que ocurre con journaling, es un método TAN SENCILLO, que sólo por eso, debería funcionar.

Beneficios del Timeblocking

Si lo haces bien, el método de organizacion por bloques puede ser la solución a tu permanente falta de tiempo. Entre otros, por estos motivos:

  • Sabrás exactamente qué hacer en cada momento.
  • Puedes predecir los resultados que vas a obtener.
  • Tendrás menos distracciones.
  • Tendrás más equilibrio en todas las áreas de tu vida.

En definitiva, aprovecharas mejor el tiempo. ¿Es algo que queremos todos no? Vamos a ver como lo conseguimos, con un poco más de detalle.

Herramientas para organizar el tiempo con TimeBlocking

Entre los metodos de organización personal el timeblocking es uno de mis preferidos por su sencillez. También por su versatilidad. Time-Blocking es un método útil para organizar vida personal y laboral, en cualquier tipo de trabajo. No importa si eres fan de las apps de productividad o prefieres usar lápiz y papel. Te dejo algunos ejemplos:

⚫️ Timeblocking con Google Calendar

La mayoría de los artículos sobre timeblocking se basan en crear un calendario por bloques en el calendario de Google. En mi caso, usar Google Calendar para Time Blocking no me ha terminado de funcionar porque no es mi principal herramienta de organización. Para hacer la planificación mensual prefiero utilizar una plantilla para organizar mi tiempo en papel. iCal lo utilizo para eventos.

Pero si tú ya eres usuario de Google Calendar en tu día a día, seguro que te funciona. Te recomiendo este vídeo de Lucía Terol que explica Cómo hacer timeblocking en google calendar.

⚫️ Apps para organizar tu día en bloques de tiempo

Otra de las formas para aplicar timeblocking son las app para organizar tu día. De las infinitas que hay mis time blocking apps preferidas son Toggl y TickTick.

    • Toogle es la mejor app para medir el tiempo de trabajo. Es especialmente útil cuando trabajas con clientes, para contabilizar el tiempo dedicado a cada proyecto.
    • TickTick es para mí la app de gestión de tiempo por excelencia. Puedes utilizarla como herramienta de listas de tareas (yo la descubrí buscando alternativa a wunderlist), como app GTD, para recordatorios… y por supuesto… como app para timeblocking. Realmente es un f* maravilla.

Ambas tienen extensión de google chrome y app para mac. Dos integraciones, que para mí son imprescindibles en cualquier app para organizar tu dia. Además con las dos puedes trabajar con la técnica pomodoro, que es otro de mis secretos de productividad ; )

Tanto toogle como ticktick son aplicaciones freemium. Yo utilizo ticktick pro, pero su versión gratuita es más que suficiente. No te cuento más sobre ellas, porque mi intención aquí no es enredarte con aplicaciones, sino explicarte como utilizar time blocking de la forma más sencilla posible. En herramientas para emprender puedes ver muchas más.

⚫️ Timeblocking con lápiz y papel

¿Cómo hacemos para utilizar timeblocking sin ningún software o aplicaciones?

Back to Basics: CON LÁPIZ Y PAPEL.

Esta técnica de productividad es una de las más sencillas de implementar y no necesitas complicarte para empezar a organizarte con ella. Y para que puedas empezar ahora mismo con la organización por bloques he creado una plantilla timeblocking pdf que puedes descargar gratis e imprimir. O… simplemente fijarte en su estructura y utilizarla con tu libreta preferida. Puedes utilizar mis plantillas para organizar el tiempo tal cual están, o crear a partir de ellas tu propio formato para organizar actividades diarias.

 

¿Cuál de estos métodos crees que te resultará más útil?

PLANTILLA TIMEBLOCKING GRATIS PDF para descargar

Si vas en serio con esto del timeblocking y quieres descargarte la plantilla para organizar mi tiempo que yo uso, ha llegado el momento.

Descarga GRATIS la PLANTILLA [ TIMEBLOCKING ]

 

El método de timeblocking está originalmente pensado para tu organización del tiempo diaria. Por eso al descargar mi plantilla timeblocking encontrarás:

  • Plantilla horario semanal para imprimir
  • Formatos de plantillas to do list PDF

Descárgala (e idealmente imprime) y a continuación te explico como utilizarla para implementar timeblocking paso a paso.

¿Cómo hacer TimeBlocking para tu organización diaria? 

El objetivo de este post es que empieces a utilizar timeblocking de la forma más sencilla y cuanto antes. Para que puedas implementarlo YA, solo tienes que tener a mano mi plantilla plantilla para planificacion diaria y los pasos para empezar a organizarte ; )

➖ PASO 0 ➖ ANTES DE EMPEZAR

Te recomiendo que antes de empezar con la organización diaria, te plantees qué objetivos quieres conseguir si no lo has hecho aún.

Aquí tienes un poco de ayuda extra para cumplir tus objetivos:
bvaras.es - como cumplir objetivos

 

Eso sí, si esto te va retrasar el ponerte a organizarte (y a producir), entoces… YA QUE ESTÁS AQUÍ olvídalo y continúa al paso 1. HECHO MEJOR QUE PERFECTO.

➖ PASO 1 ➖ ÁREAS DE TRABAJO

Hay que empezar desde donde estemos. ¡PERO EMPEZAR!

Lo primero que vas a hacer es una lista de PROYECTOS o ÁREAS DE TRABAJO. Esto no quiere decir que sean sólo temas profesionales. También cuenta el ocio o las labores marujas.

Un ejemplo simple de organización de áreas de trabajo:

      • PERSONAL
        • OCIO
        • CASA
        • CRECIMIENTO
      • LABORAL
        • PROYECTO 1
        • PROYECTO 2

Dedica un rato a identificar cuáles son tus grandes bloques. Quizá tengas que incluir un área de FAMILIA si tienes hijos o DEPORTE si es una de tus grandes prioridades.

➖ PASO 2 ➖ TIPOS DE ACTIVIDAD

Una vez tengas identificadas tus áreas de trabajo, haz una lista de actividades por cada una de esas áreas y agrúpalas por tipo o contexto.

Te recomiendo comenzar con tus áreas personales, ya que son mucho más fáciles de identificar y clasificar:

Por ejemplo, para mí dentro de OCIO están los viajes, las vidas con amigos o ver una serie en casa. Sin embargo, leer lo incluiría en el área de CRECIMIENTO, junto con otras actividades como meditar o hacer deporte.

En cuanto al área de la CASA, mis actividades principales son: comprar y cocinar, limpiar… En definitiva todo lo que implica una casa en orden. No importa si es dentro o fuera de ella.

Sin embargo en las áreas laborales, lo habitual es que aunque tengas un único proyecto (un solo trabajo) éste implique muchas actividades diferentes. Si tienes más de uno (o 3, o 4… ?) entonces es más complicado poner todo en orden.

Yo tengo diferentes proyectos en marcha, y dentro de cada uno de ellos diferentes subproyectos. Uno de ellos es precisamente esta web bvaras.es y así es como divido las actividades para organizarlas con timeblocking:

bvaras.es

        • GESTIONES: Aquí contemplo todas las tareas de tipo reactivo tipo: facturas, email…
        • MARCA PERSONAL o trabajo proactivo. Trabajando en crear contenido para el blog, redes sociales, diseñar nuevos servicios, crear productos nuevos… Lo he llamado marca personal porque yo soy mi propio cliente. Es todo eso que tengo que hacer para que la marca Barbara VARAS funcione.
        • SERVICIO: Este es el trabajo operativo. Es decir, lo que da dinero de forma directa y lo subdivido por CLIENTES.

Esta es mi forma personal de clasificación. Cuando comiences a desglosar actividades y agruparlas, para rellenar tu plantilla timeblocking seguro que encuentras la tuya 😉

Consejo: Utiliza una hoja por cada una de las áreas y déjala abierta. Seguro que se te ocurren más cosas según te vayas organizando.

➖ PASO 3 ➖ LISTA DE OBJETIVOS

Una vez que tengo mis actividades agrupadas, creo lo que yo llamo la LISTA DE OBJETIVOS. Que es básicamente una lista de tareas que conducen a los resultados que quiero conseguir con cada tarea. (De ahí la importancia del paso cero).

Por ejemplo, dentro de la actividad CREAR CONTENIDO tendría como objetivos:

      • Publicar un post en el blog
      • Crear el calendario de publicaciones mensual en RRSS

Para eso he creado las listas de tareas por bloques en diferentes formatos en la plantilla descargable. Elige el que más te guste y rellena tu lista de objetivos ; ) Si es la primera vez que lo haces, no va a estar muy organizando que digamos. Y seguro que reimprimes varias veces las plantillas, pero poco a poco irás mejorando 😉

➖ PASO 4 ➖ LISTA DE TAREAS

Las tareas (idealmente) son esas actividades que puedes hacer en un sólo día. Y si hablamos de timeblocking… que quepan en un bloque de tiempo. Así que una vez que tengas la lista de objetivos, toca hacer la lista de tareas específicas para cada una de ellas. Divide cada punto de tu lista anterior en actividades tan pequeñas como puedas.

Por ejemplo, publicar un post implica:

Análisis SEO
Definir la estructura del post
Redacción texto
Diseño de Medios
Maquetación
….

Tener una lista de tareas es muy útil para identificar qué tipo y carga de trabajo tiene cada tipo de actividad. Pero ponerte con la lista de tareas puede ser eterno. No te recomiendo que te pongas a “hacer memoria” para desglosar cada objetivo ahora mismo.

Es más productivo que cada vez que trabajes en una tarea, apuntes qué actividades implica y midas el en que se te va el tiempo.

Y como antes, deja la lista abierta y se te irán ocurriendo más cosas ; )

➖PASO 5 ➖ LOS BLOQUES DE TIEMPO

Y el último paso… ahora sí: rellena los bloques de tiempo en tu plantilla.

El método de organización por bloques consiste en
asignar todas esas tareas a tu horario semanal y diario

Para poder aplicarlo necesitas antes saber cuáles son esas tareas y sobre todo… cuánto tiempo te llevan. Por eso hemos necesitado hacer todos los pasos anteriores.

Pero la cosa no acaba ahí, para que funcione la técnica timeblocking (es decir, para que lo sigas utilizando) además de saber qué tienes/quieres hacer hay que saber colocar los bloques de tiempo. Así que… sigue leyendo 😉

Como organizar tus bloques de tiempo en el horario semanal

¿Ya tienes claras tus tareas? ¿Sabes cuánto tiempo te lleva cada una de ellas? GENIAL. Ahora vamos a ver cuándo hacer qué y asignar los bloques en la plantilla con el horario semanal.

🏴 PONTE OBJETIVOS Y DELIMITA TU HORARIO

¿A qué hora empezarás el día? ¿Cuándo tienes que estar si o si en la cama para que puedas rendir al día siguiente? Apúntalo en el horario. Aunque no es necesario levantarte todos los días a las 6 y acostarte a las 23 (o sí).

No importa como te organices. La cuestión es que tengas claras tus metas y sepas qué necesitas hacer para conseguirlas.

Quizá te funcione mejor saber que en un día tienes que haber trabajado 5 horas, limpiar la casa 1h y leer otra. Sin importar cuándo hagas qué. O puede que los lunes trabajes y los martes los dediques 100% a ocio.

 

Por cierto, si quieres unirte al club de las 5 am… echa un ojo a este post:
bvaras.es - como madrugar 5am club

 

🏴 ASIGNA UNA DURACIÓN A LOS BLOQUES

Con tus objetivos y tareas claras sabrás cuantas hora al día tienes que dedicar a cada bloque. Lo ideal es equilibrar tus áreas personal y laboral. Algo que a mí me ayuda, como te comentaba antes, es trabajar siempre en bloques de 3 horas. Es lo que mejor me va según mis proyectos y biorritmo. Pero a tí quizá te funcione mejor en bloques más amplios y descansar cada hora. Simplemte… ¡prueba!

🏴 APUNTA PRIMERO TUS TAREAS PERSONALES

Una vez que sabes qué huecos vas a ocupar. ¿Parece que son menos importantes verdad? En mi opinión deberían ser lo primero a tener en cuenta cuando estás trabajando con timeblocking. Puedes detallar tanto como quieras. En mi caso, con bloques muy flexibles lo que apunto es:

    • RUTINA DE MAÑANA
    • RUTINA DE NOCHE
    • OCIO

La rutina de mañana ocupa todo mi primer bloque y hago las cosas que hago sí o sí a diario como journaling, desayunar (bien), ducha y planificar el día. Y el resto del tiempo lo dedico a leer (libros en papel), hacer cursos… Según me de el aire esa mañana.

Los bloques que asigno a ocio. Ej: viernes por la tarde, no tienen ningún tipo de detalle. Para mí un bloque de ocio significa básicamente que en esas horas mi cerebro no va a ser utilizado. Bien porque estoy viendo una peli en casa o tomando un vino por ahí.

Actividades como comer bien, hacer deporte, meditar… son cosas para las que no deberíamos hacer hueco, sino todo lo contrario.

timeblocking - wine timeBONUS: No te olvides de apuntar el WINE TIME ;).

🏴 EN LOS HUECOS LIBRES, EL TRABAJO

Ahora sí, asigna los bloques de trabajo en las horas libres disponibles. Puedes hacerlo por contexto (en la oficina o visitando clientes) por cliente, por tiempo de actividad… Aquí no hay más ciencia que la prueba y error.
Si has probado muchos métodos de organización y ninguno te ha funcionado es precisamente por esto.

Para que un método de organización sea efectivo tienes que crear el tuyo propio.

Este es el mío, una mezcla de muchos otros con partes que me convencían y otras que no.

Lo más habitual es que divida mis bloques de 3 horas ( 6 en total ) más o menos de este modo:

    1. Rutina de mañana
    2. Marca Personal
    3. Cliente
    4. Comida
    5. Cliente
    6. Rutina de noche

Aprovecho las primeras horas del día para crear contenido (en modo avión) y después me pongo con el trabajo operativo para cliente: diseño de branding, entregar webs.. etc.
Y entre bloque y bloque dedico 30min a trabajo reactivo (leer /contestar emails), dinamizar RRSS… etc.

Como ves mis bloques son mega flexibles, con el mínimo detalle. Porque es como me funciona a mí, y porque ya llevo años utilizando el mismo método. Sin embargo una de las claves para que esta flexibilidad sea eficiente son las listas de tareas que adjunto con el horario.

Cada mañana, veo la lista de tareas de cada bloque y en mi agenda (también papel) apunto las que voy a terminar ese día, según la energía y el mood que tenga. Así me aseguro de que no dejo nada por hacer.

Porque planificar mucho detalle a largo plazo, si no tienes una voluntad férrea no suele ser efectivo.

 

 

 

Y hasta aquí mi particular método para utilizar timeblocking. Espero que te sirva a tí también. Para saberlo, tendrás que probar para encontrar cuál es tu método de organización perfecto. Te dejo de nuevo el enlace a mi plantillas de bloques de trabajo que ojalá te sirva para encontrarlo. Espero que la descargues y te sea muy muy útil.

Descarga GRATIS la PLANTILLA [ TIMEBLOCKING ]

 

Si la descargas y te resulta útil, me encantará ver como la utilizas. Puedes enviarme un email o etiquetarme en instagram @bvaras.es 😉 Toda sugerencia es bienvenida. 

 

¿Tú como te organizas?
¿Ya utilizabas la técnica timeblocking?
¡Cuéntame!

¡ GRACIAS POR LEER !

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2 comentarios en “TIMEBLOCKING: mejora tu organización diaria y logra aumentar la productividad con la técnica del horario por bloques de tiempo

  1. Hola Bárbara

    Creo que tenemos un recorrido en común. Optimicé GTD y Time blocking con lo que llamé Focus 360 que lancé este 2021. Uso Ticktick para capturar y organizar, y time blocking para ejecutar en mi formato de papel que pueden ver en mi web que tiene un video explicativo de lo anterior y el formato descargable para time blocking

    Saludos y gracias por tu artículo!

    1. Gracias Luis! Tiene muy buena pinta!

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