TIMEBLOCKING: Como organizarte y aumentar la productividad gracias la técnica de los bloques de tiempo

¿Has probado miles de técnicas de productividad y ya no sabes cómo organizarte mejor? ¡Welcome to the club! He probado infinitos métodos, entre ellos como no, la técnica timeblocking. En este post te cuento en que consiste el método de los bloques de tiempo. También te regalo una plantilla GRATIS para que puedas empezar a practicarlo sin aprender a utilizar ningún software.

Es solo una de las herramientas de productividad que utilizo en mi organización diaria. Así que además de explicarte en que consiste el método timeblocking, te cuento como combinarlo con otras técnicas de gestión del tiempo para que empieces a ser una persona productiva y no dejes de serlo nunca más 😉 Empecemos por el principio…

¿Qué es el Time Blocking?

La técnica de Timeblocking no es más que asignar un bloque de tiempo a una tarea específica. ¿Te acuerdas cuando en el colegio tenías de 11:00 a 12:00 matemáticas y de 12:00 a 12:30 recreo? Pues básicamente, es eso: Crear un horario en el que sepas exactamente que tarea vas a hacer cada día.

Beneficios del Timeblocking

¿Puede ayudarte un “simple horario” a ser más productivo? Si. Si lo haces bien. Por varios motivos:

  • Sabrás exactamente que hacer en cada momento
  • Puedes predecir los resultados que vas a obtener
  • Tendrás menos distracciones.
  • Tendrás más equilibrio en todas las áreas de tu vida.

En definitiva, aprovecharas mejor el tiempo. ¿Es algo que queremos todos no? Vamos a ver como lo conseguimos con un poco más de detalle.

Herramientas para la técnica de TimeBlocking

Hay muchísimos posts hablando sobre el timeblocking. Y precisamente por esto es un tema que no pensaba tratar en mi blog. ¿Qué mas se puede aportar a este tema que en el fondo es bastante sencillo?

Pero dada la situación actual (escribo esto desde mi casa, porque España está en estado de alarma) he querido aportar mi particular visión sobre esta técnica y explicar cómo la integro en mi día a día.

El Timeblocking Es un método útil para organizar vida personal y laboral. En cualquier tipo de trabajo.

Y por suerte o por desgracia, todas estas actividades van a tener que convivir bajo el mismo techo para muchos.

Timeblocking con Google Calendar

De todos estos artículos de los que te hablaba, la mayoría se basan en lo mismo. En la utilización de Google Calendar para implementar el método de bloques de tiempo. En mi caso, he utilizado iCal para hacer esto mismo y también he probado el calendario de Google. Pero no me ha acabado de funcionar.

Si ya eres usuario de google calendar en tu día a día, te recomiendo este vídeo de Lucía Terol que explica como configurar tus bloques en Google Calendar. 

Aplicaciones para trabajar con bloques de tiempo.

Otra de las formas de organizar el horario son las Apps de timeblocking. Si lo tuyo son las apps, personalmente he utilizado mucho Toggl y TickTick.

  • Toogle es la mejor herramienta para medir el tiempo. Es especialmente útil cuando trabajas con clientes, para contabilizar l tiempo dedicado a cada proyecto. Además, puedes trabajar con la técnica pomodoro.
  • TickTick por su parte es más una herramienta de listas ( la descubrí buscando alternativa a wunderlist). Pero es tan completa que puedes utilizarla como app para timeblocking entre otras muchas cosas. Realmente es un f* maravilla. 

Ambas son aplicaciones freemium, pero su versión gratuita es más que suficiente. No te cuento más sobre ellas, porque mi intención aquí no es enredarte con aplicaciones, sino explicarte como utilizar time blocking de la forma más sencilla posible.

Te dejo éstas que para mí son las mejores, pero que sin embargo, ya no forman parte de mi rutina. Las únicas aplicaciones que utilizo hoy a diario son Recordatorios y Notas de iOs.

Timeblocking con lápiz y papel

¿Cómo hacemos para utilizar bloques de tiempo sin ningún software o aplicaciones?  

Back to Basics: CON LÁPIZ Y PAPEL.

Esta técnica de productividad es una de las más sencillas de implementar y no necesitas complicarte para empezar a organizarte con ella. Por eso he creado una plantilla gratis, que puedes descargar e imprimir. O simplemente fijarte en su estructura y utilizarla con tu libreta preferida.

¿Quieres saber cómo me organizo yo mi día a día y como integro el timeblocking en mi sistema de productividad? ¡Lets go!

Plantilla PDF para implementar la técnica de TimeBlocking.

Lo primero, descarga la plantilla gratuita que he creado para explicarte cómo utilizo esta técnica.

PLANTILLA TIMEBLOCKING GRATIS

En la plantilla vas a encontrar:

  • Horario para rellenar tus bloques
  • 3 formatos de listas de tareas

Cuando la tengas descargada (e idealmente impresa) sigue leyendo 😉

Cómo ser más productivo gracias a los bloques de tiempo

Como te decía, los bloques de tiempo son solo una parte de mi método de productividad. He llegado hasta aquí gracias el estudio de muchos métodos diferentes (GTD, Sistema Kanba, Filosofía Kaizen…) y por supuesto, utilizar muchas agendas. Éstas son mis conclusiones: 

ANTES DE EMPEZAR

El método de timeblocking sirve para tu organización del tiempo diaria. Puedes comenzar a utilizarlo sin haber hecho una planificación anual y mensual de objetivos. Sin embargo, te aconsejo que si puedes, empieces por ahí. Echa un ojo a mi calendario de marketing, seguro que te orienta con la planificación mensual.

PASO 1 – AREAS DE TRABAJO

Te decía que no es aconsejable empezar sin objetivos, porque muchas veces vamos como pollo sin cabeza y no nos da tiempo a parar a organizar. Así que…

Hay que empezar desde donde estemos. PERO EMPEZAR.

Lo primero que vas a hacer es una lista de PROYECTOS o ÁREAS DE TRABAJO. Esto no quiere decir que sean sólo temas profesionales. También cuenta el ocio o las labores marujas.

Un ejemplo:

  • PERSONAL
    • OCIO
    • CASA
    • CRECIMIENTO
  • LABORAL
    • PROYECTO 1
    • PROYECTO 2

Dedica un rato a identificar cuáles son tus grandes bloques. Quizá tengas que incluir un área de FAMILIA si tienes hijos o DEPORTE si es una de tus grandes prioridades.

PASO 2 – TIPOS DE ACTIVIDADES

Una vez tengas identificadas tus áreas de trabajo, haz una lista de actividades por cada una de esas áreas y agrúpalas por tipo o contexto.

Te recomiendo comenzar con tus áreas personales, ya que son mucho más fáciles de identificar y clasificar:

Por ejemplo, para mí dentro de OCIO están los viajes, las vidas con amigos o ver una serie en casa. Sin embargo, leer lo incluiría en el área de CRECIMIENTO, junto con otras actividades como meditar o hacer deporte.

En cuanto al área de la CASA, m actividades principales son: comprar y cocinar, limpiar… En definitiva todo lo que implica una casa en orden. No importa si es dentro o fuera de ella.

Sin embargo en las áreas laborales, lo habitual es que aunque tengas un único proyecto (un solo trabajo) éste implique muchas actividades diferentes. Si tienes más de uno (o 3, o 4… 😅) entonces es más complicado poner todo en orden.

Yo tengo diferentes proyectos en marcha, y dentro de cada uno de ellos diferentes subproyectos. Uno de ellos es precisamente esta web bvaras.es y así es como divido las actividades:

bvaras.es

  • GESTIONES: Aquí contemplo todas las tareas de tipo reactivo tipo: facturas, email…
  • MARCA PERSONAL o trabajo proactivo. Trabajando en crear contenido para el blog, redes sociales, diseñar nuevos servicios, crear productos nuevos… Lo he llamado marca personal porque yo soy mi propio cliente. Es todo eso que tengo que hacer para que la marca Barbara VARAS funcione.
  • SERVICIO: Este es el trabajo operativo. Es decir, lo que da dinero de forma directa y lo subdivido por CLIENTES.

Esto es simplemente una forma de clasificación, cuando comiences a desglosar actividades y agruparlas, seguro que encuentras la tuya 😉 

Consejo: Utiliza una hoja por cada una de las áreas y déjala abierta. Seguro que se te ocurren más cosas según te vayas organizando.

PASO 3 – LISTA DE TAREAS

Cuando ya tienes más o menos tus actividades agrupadas toca hacer la lista de tareas específicas para cada una de ellas. Para eso he creado las listas de tareas por bloques en diferentes formatos en la plantilla descargable. Si es la primera vez que lo haces, no va a estar muy organizando que digamos. Y seguro que reimprimes varias veces las plantillas, pero poco a poco irás mejorando 😉

Por ejemplo, tareas dentro de la actividad CREAR CONTENIDO:

  • Escribir un artículo en el blog
  • Crear publicaciones para RRSS

Las tareas (idealmente) son esas actividades que puedes hacer en un sólo día.

Si lo que tienes que hacer es escribir un post y en un día solo te da tiempo a escribir 1000 palabras, tu tarea sería esto último. Puedes hacerlo así, pero a mi que soy bastante caos no me funciona🙅🏽‍♀️. Prefiero poner crear contenido para el blog o crear contenido para rrss. Eso sí, yo ya tengo más o menos controlado que implica esto:

ESCRIBIR UN POST EN EL BLOG IMPLICA:
Análisis SEO
Definir la estructura del post
Escribir textos
Crear Medios
Maquetar
….

Así que si nunca has hecho listas, te recomiendo que dediques un rato a ver en que se te va el tiempo en cada actividad. Y como antes, deja la lista abierta y se te irán ocurriendo más cosas.

Tener una lista de tareas es muy útil para identificar que tipo y carga de trabajo tiene cada tipo de actividad.

Según vayas trabajando en ella además puedes apuntar el tiempo que te lleva cada una de estas tareas y poco a poco mejorar tu productividad.

PASO 4 – LOS BLOQUES DE TIEMPO

Y ahora sí, viene el Time-Blocking como tal. Que consiste en asignar todas esas tareas a tu horario semanal y diario. Pero para que funcione el método del timeblocking (es decir, para que lo sigas utilizando) además de saber que tienes/quieres hacer hay que saber colocar los bloques de tiempo.

Consejos de productividad antes de distribuir tus bloques.

Te cuento qué cosas deberías tener en cuenta a la hora de organizar tu tiempo en bloques de tareas.

Distingue Urgente de Importante

Seguro que conoces la matriz de Eisenhower aunque no supieras ni qué se llama así. Es esa que distingue entre tareas importantes (o no) y tareas urgentes (o no). Lo ideal es que las urgencias no existan, y para eso está el timeblocking.

Si todas tus tareas importantes están sobre el calendario y las haces a tiempo, no habrá ninguna urgente e importante.

Y si aparecen imprevistos que son urgentes, salvo excepciones, no serán importantes. Los podrás delegar o bien hacerlas en los espacios entre tus bloques.

Si quieres saber más, te dejo un video sobre como priorizar con esta matriz usando trello, otra de mis apps preferidas de productividad.

Se flexible con tus bloques (O NO)

Lo bueno del timeblocking para mí es que sirve para todo tipo de personas. Caóticas o Ultra ordenadas. Puedes adaptar el método según la disciplina que seas capaz de autoaplicarte.

En mi caso, como te digo, no soy una persona ordenada perse. (Aunque el desorden me pone del hígado, pero esto es un tema aparte). Soy creyente del SI TE LO PIDE EL CUÉRPO DÁSELO. Así que cumplir horarios estrictos me cuesta un triunfo. Sin embargo, me levanto a las 5:00am. ¿Congruencia? Por ningún lado.

¿Como consigo organizarme entonces con timeblocking entonces?

CREANDO BLOQUES MUY FLEXIBLES.

Como te decía antes, no hago un bloque de: “REDACTAR POST” o “ESCRIBIR MIL PALABRAS” sino uno de CREAR CONTENIDO. Y ahí, según me de el aire ese día (dentro de cumplir unos objetivos) voy creando bien posts para el blog o publicaciones para instagram.

Otro de mis trucos es “La lista de cosas que no hacer”. Esto te lo cuento en otro post.

Pero a lo mejor a tí te va bien ponerte un horario estricto, porque eres super disciplinado. Haz la prueba y quédate con lo que mejor te funcione.

Ten en cuenta tu biorritmo

Hay estudios que demuestran que por la mañana todos somos más productivos. Sin embargo yo estoy de acuerdo solo a medias. He pasado de ser ave nocturna a levantarme antes de que pongan las calles y ser muy productiva también. Así que mi consejo es, que te preguntes ¿Cuáles son tus horas más productivas? Y en base a eso, ajustes tus actividades.

No te levantes a las 5am si para ti dormir es la mayor gloria y ¡eres incapaz de acostarte pronto! Obvio al que algo quiere algo le cuesta, pero…

Esto no va de sacrificarse, sino de hacer más con menos.

Evita las distracciones

¿Cuáles son tus mayores ladrones de tiempo? Identificalos y si son inevitables porque forman parte de tu trabajo, intenta agruparlos. Los más habituales:

  • Email: Abrelo X veces al día. Las que necesites, pero luego cierra.
  • Móvil: Pon el modo avión entre bloque y bloque ( y avisa a quien sea necesario de cuando estas disponible).
  • Interrupciones: Si trabajas con otras personas esto es mucho más complicado. Aquí puedes pedir que te envíen las consultas por email o decir que esperen a X hora (que termina tu bloque)

Asigna el tiempo justo a cada bloque.

Solemos subestimar el tiempo que tardamos en hacer las tareas, así que cuando crees tus bloques, asigna un poco de tiempo extra. Si terminas a tiempo genial, puedes descansar o buen hacer alguna tarea de menor importancia. Eso sí, tampoco te pases no es cuestión de tener cada hora ratos muertos en rrss.

Como todo, al principio calcularás mal los tiempos y tendrás que ir haciendo ajustes. Es lo más normal, así que sin agobios. Haz, apunta lo que tardaste y calcula mejor la próxima vez.

Planifica (y cumple) los descansos

Tan importante es trabajar como descansar, así que entre los bloques tiene que haber aire. Aunque no te sobre tiempo entre tarea y tarea, el descanso tiene que estar planificado. Así que para de trabajar (cambia de postura, estirate, mira al horizonte… ) al menos cada hora.

Para esto puedes utilizar la técnica Pomodoro, que originalmente trata de trabajar 25 minutos (un pomodoro) y descansar 5. Cada 4 comodoros descansar 15.

A mi concentración de bulldog esto no le va. Yo hago bloques de 3 horas y descanso cada 90 minutos🧏🏽‍♀️.

Ve probando y encuentra tus propios tiempos. Ahora sí, con toda esta información rellena tu calendario.

Como organizar tus bloques de tiempo en el horario semanal

Ahora que ya tienes claro qué tienes que hacer, vamos a ver cuando hacerlo y durante cuanto tiempo teniendo en cuenta las consideraciones que hemos visto antes.

PONTE OBJETIVOS Y DELIMITA TU HORARIO

¿A qué hora empezarás el día? ¿Cuándo tienes que estar si o si en la cama para que puedas rendir al día siguiente? Apúntalo en el horario. Aunque no es necesario levantarte todos los días a las 6 y acostarte a las 23 (o sí).

No importa como te organices. La cuestión es que tengas claras tus metas y sepas qué necesitas hacer para conseguirlas.

Quizá te funcione mejor saber que en un día tienes que haber trabajado 5 horas, limpiar la casa 1h y leer otra. Sin importar cuándo hagas qué. O puede que los lunes trabajes y los martes los dediques 100% a ocio.

ASIGNA UNA DURACIÓN A LOS BLOQUES

Con tus objetivos y tareas claras sabrás cuantas hora al día tienes que dedicar a cada bloque. Lo ideal es equilibrar tus áreas personal y laboral. Algo que a mí me ayuda, como te comentaba antes, es trabajar siempre en bloques de 3 horas. Es lo que mejor me va según mis proyectos y biorritmo. Pero a tí quizá te funcione mejor en bloques más amplios y descansar cada hora. Simplemte… ¡prueba!

APUNTA PRIMERO TUS TAREAS PERSONALES

Una vez que sabes qué huecos vas a ocupar. ¿Parece que son menos importantes verdad? En mi opinión deberían ser lo primero. Puedes detallar tanto como quieras. En mi caso, con bloques muy flexibles lo que apunto es:

  • RUTINA DE MAÑANA
  • RUTINA DE NOCHE
  • OCIO

La rutina de mañana ocupa todo mi primer bloque y hago las cosas que hago sí o sí a diario como journaling, desayunar (bien), ducha y planificar el día. Y el resto del tiempo lo dedico a leer (libros en papel), hacer cursos… Según me de el aire esa mañana.

Los bloques que asigno a ocio. Ej: viernes por la tarde, no tienen ningún tipo de detalle. Para mí un bloque de ocio significa básicamente que en esas horas mi cerebro no va a ser utilizado. Bien porque estoy viendo una peli en casa o tomando un vino por ahí.

Actividades como comer bien, hacer deporte, meditar… son cosas para las que no deberíamos hacer hueco, sino todo lo contrario.

EN LOS HUECOS LIBRES, EL TRABAJO

Ahora sí, asigna los bloques de trabajo en las horas libres disponibles. Puedes hacerlo por contexto (en la oficina o visitando clientes) por cliente, por tiempo de actividad… Aquí no hay más ciencia que la prueba y error.
Si has probado muchos métodos de organización y ninguno te ha funcionado es precisamente por esto.

Para que un método de organización sea efectivo tienes que crear el tuyo propio.

Este es el mío, una mezcla de muchos otros con partes que me convencían y otras que no.

Lo más habitual es que divida mis bloques de 3 horas ( 6 en total ) más o menos de este modo:

  1. Rutina de mañana
  2. Marca Personal
  3. Cliente
  4. Comida
  5. Cliente
  6. Rutina de noche

Aprovecho las primeras horas del día para crear contenido (en modo avión) y después me pongo con el trabajo operativo para cliente: diseño de branding, entregar webs.. etc.
Y entre bloque y bloque dedico 30min a trabajo reactivo (leer /contestar emails), dinamizar RRSS… etc.

Como ves mis bloques son mega flexibles, con el mínimo detalle. Porque es como me funciona a mí, y porque ya llevo años utilizando el mismo método. Sin embargo una de las claves para que esta flexibilidad se eficiente son las listas de tareas que adjunto con el horario.

Cada mañana, veo la lista de tareas de cada bloque y en mi agenda (también papel) apunto las que voy a terminar ese día, según la energía y el mood que tenga. Así me aseguro de que no dejo nada por hacer.

Porque planificar mucho detalle a largo plazo, si no tienes una voluntad férrea no suele ser efectivo.

Pero de nuevo, esto es mi método. Tendrás que probar para encontrar cuál es tu método de organización perfecto.Te dejo de nuevo el enlace a mi plantilla timeblocking que ojalá te sirva para encontrarlo. Espero que la descargues y te sea muy muy útil. 

___

Toooodo esto puede parecer una perdida de tiempo, sobre todo si buscas organizarte porque estas hasta arriba de trabajo. Pero realmente, necesitas perder un poco de tiempo en organizar para poder ser más productivo. Créeme, es una muy buena inversión.

Si quieres contarme como te organizas tu o tienes alguna duda, estaré encantada de leerte en comentarios☟.

¡ G R A C I A S ! 

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